Depuis le 10 janvier 2020, la loi 16 fournit désormais une nouvelle liste de règles importantes à suivre par toutes les copropriétés du Québec.
Cette loi vient encadrer de manière plus stricte et efficace la gestion des immeubles en copropriété dans la province.
Auparavant, chaque syndicat gérait son immeuble à sa façon. Avec la loi 16, une uniformité dans la manière de gérer une copropriété sera instaurée.
Le point de départ de la loi 16 est l’étude de fonds de prévoyance. Si vous êtes impliqués dans l’administration d’une copropriété, vous en avez assurément entendu parler.
- Dans cet article, nous vous expliquons en détail et étape par étape qu’est-ce qu’une étude de fonds de prévoyance. Nous vous présentons également son coût approximatif, et vous pouvez obtenir une soumission gratuite en ligne ici même.
Loi 16 : les copropriétés doivent désormais réaliser une étude de fonds de prévoyance tous les 5 ans
À compter de 2024, les copropriétés devront se conformer à la loi 16 et faire réaliser une étude de fonds de prévoyance pour leur immeuble à tous les 5 ans.
Cette étude a comme objectif de permettre la création d’un plan de financement pour que le syndicat ait les fonds nécessaires à court, moyen et long terme pour pallier à l’entretien, aux réparations et au coût de remplacement des composantes communes de l’immeuble.
Cette étude doit être réalisée par un professionnel étant membre d’un ordre professionnel reconnu par le gouvernement du Québec.
L’étude de fonds de prévoyance devra être réalisée tous les 5 ans, et sera donc un processus continu.
Voici les principales règles entourant la loi 16 qui concernent les copropriétés :
- Étude de fonds de prévoyance tous les 5 ans
- Adoption d’un carnet d’entretien officiel
- Amélioration de la transparence entre les acheteurs et le syndicat
- Meilleure répartition des responsabilités des espaces communs
- L’envoi des procès-verbaux aux copropriétaires suite aux assemblées
- Et plus encore !
Qu’est-ce que comprend une étude de fonds de prévoyance de copropriété ?
Une étude de fonds de prévoyance est une approche globale qui vise essentiellement à s’assurer du bon entretien d’un immeuble à court, moyen et long terme.
Cette étude vise non seulement à fournir des recommandations concernant les montants que le syndicat doit engranger via les frais de copropriété, mais vise réellement à optimiser la durée de vie utile des composantes communes de l’immeuble.
Mais qu’est-ce que comprend exactement une étude de fonds de prévoyance au Québec ? Tout d’abord, il faut comprendre que les professionnels qui la réalisent doivent obtenir une accréditation d’étude de fonds de prévoyance du RGCQ (Regroupement des gestionnaires de copropriété du Québec).
- Cette étude se fait en 7 grandes étapes, que nous détaillons ici-bas. Il s’agit d’un processus qui doit être répété aux 5 ans.
L’inventaire et la quantification des composantes de l’immeuble
La première étape de l’étude de fonds de prévoyance consiste à dresser l’inventaire de toutes les composantes communes de l’immeuble. L’inspecteur doit du même coût les quantifier.
L’inventaire va donc énumérer chaque composante, ses matériaux, sa quantité dans l’immeuble, son emplacement et ses dimensions exactes.
Voici une liste d’exemples de composantes communes pour un bâtiment en copropriété :
- Fenêtres
- Portes
- Toiture
- Murs
- Balcons
- Voies d’accès
- Terrain
- Installations récréatives
- Conteneurs à déchets
- Système d’égout
- Et plus encore !
À cette étape, le professionnel va également recueillir tous les documents utilisés par le syndicat dans sa gestion actuelle, soit les budgets, états financiers, etc.
L’inspecteur aura également besoin d’avoir accès aux plans du bâtiment, aux devis et à tous les autres documents essentiels. C’est la responsabilité du syndicat de fournir la documentation nécessaire.
Si la documentation est insuffisante, l’inspecteur devra alors procéder aux relevé et métrage sur place. Un tarif supplémentaire s’appliquera.
L’inspection et l’évaluation de l’état des parties communes
Une fois que l’inspecteur aura dressé l’inventaire de toutes les parties communes qui sont sous la responsabilité du syndicat de copropriété, il devra en évaluer l’état.
Pour se faire, le professionnel fera une visite sur place afin de réaliser une inspection visuelle des éléments accessibles des parties communes de l’immeuble. Cette inspection est extrêmement importante, car elle permet de déterminer avec précision la durée de vie restante des composantes visées par l’étude.
Si certaines composantes ne sont pas accessibles, l’inspecteur se référera aux plans techniques et aux devis disponibles.
Inspection visuelle
L’inspection réalisée est uniquement visuelle. Aucune méthode destructive n’est utilisée, ce qui comprend l’ouverture des murs ou toute autre opération pouvant endommager l’immeuble.
Normes RGCQ
Les inspecteurs certifiés doivent respecter les normes RGCQ lors de l’évaluation de l’état et de la durée de vie restante des composantes actuelles de l’immeuble en copropriété.
La production du rapport d’état de l’immeuble
Une fois l’inspection des parties communes terminée, l’inspecteur retournera à ses bureaux pour préparer et produire ce qu’on appelle un rapport d’état de l’immeuble.
Ce rapport, aussi appelé certificat d’état de l’immeuble, se base sur les résultats de l’inspection, et représente une photographie de l’état physique actuel de l’immeuble.
Dans ce rapport, vous trouverez la condition actuelle des différents composants de l’immeuble, et les recommandations du professionnel à savoir si une inspection plus poussée de certains éléments doit être faite.
Voici ce que vous retrouverez dans votre certificat d’état de l’immeuble :
- Une description de l’immeuble
- La liste des observations faites lors de l’inspection
- Code de couleur de vert à rouge : sert à comprendre la priorité des constats faits pour chaque composante analysée
- Une section très détaillée présentant les constats faits sur l’état des composantes et les problèmes constatés
La dernière section du rapport sera divisée en différentes catégories. Voici un aperçu des éléments qui peuvent figurer au rapport :
- Intérieur du bâtiment
- Toiture et comble de toit
- Revêtement extérieur, portes et fenêtres
- Fondations et structure
- Aménagement extérieur et voies d’accès
- Isolation et efficacité énergétique
- Électricité et plomberie
- Chauffage, ventilation et climatisation
- Drainage, égouts et autres équipements
L’évaluation des coûts de remplacement et des réparations majeures
Suite à la remise du certificat d’état de l’immeuble, l’inspecteur doit ensuite procéder à l’évaluation :
- De la durée de vie de chaque composante
- Du coût de remplacement de chaque composante
Cette analyse servira à établir à quelle fréquence chaque élément doit être remplacé, et quel coût il faut prévoir pour effectuer les travaux.
C’est sur cette analyse des dépenses de remplacement et de réparations futures que se basera ensuite le plan de financement.
À la fin de cette évaluation, vous saurez donc les montants d’argent annuels qui seront nécessaires pour remplacer chaque composante de l’immeuble au moment venu. Les coûts estimés se basent sur des grilles standardisées de l’industrie de la construction.
Projection économique sur 25 ans
La planification des coûts de remplacement est présentée sur un horizon de 25 ans, mais peut tenir compte d’une période totale de 60 ans afin de tenir compte du cycle de vie complet de certaines composantes. Cette projection doit être mise à jour tous les 5 ans.
L’établissement des plans de financement du fonds de prévoyance
Suite à l’estimation des coûts de remplacement, l’inspecteur doit alors se pencher sur l’étape la plus importante, soit l’établissement d’un plan de financement pour la copropriété.
En effet, l’analyse peut mettre en lumière que le syndicat n’engrange actuellement pas assez d’argent annuellement pour pallier aux dépenses futures de l’immeuble.
- Par exemple, si l’estimation de l’inspecteur détermine qu’un montant de 25 000$ par année doit être engrangé par le syndicat, et que celui-ci récupère plutôt 17 000$ annuellement, il y a un déficit de 8 000$ par année.
Le plan de financement va alors venir s’assurer que la copropriété aura suffisamment contribuée au fonds de prévoyance pour couvrir l’entretenir, les réparations et le remplacement de chaque composante.
Le plan de financement peut déterminer que vous avez actuellement un surplus, une situation équilibrée ou un déficit. En cas de déficit, voici les deux stratégies possibles.
Option #1
Un ajustement des cotisations des copropriétaires sera fait sur une période de 1 an. Cela implique que les copropriétaires devront augmenter leur cotisation dès maintenant, ce qui peut représenter une augmentation importante qui peut provoquer un stress financier sur le budget des copropriétaires. Ce scénario respecte les exigences de la Loi concernant les études de fonds de prévoyance.
Option #2
Un ajustement des cotisations des copropriétaires sera fait sur une période de 10 ans. Cela implique que le déficit sera réparti sur une plus longue période, ce qui fera une transition plus douce pour le budget des copropriétaires. Cependant, il faut comprendre que durant la période transitoire, des cotisations spéciales peuvent avoir lieu si des dépenses de remplacement doivent avoir lieu. Ce scénario respecte également les exigences de la Loi concernant les études de fonds de prévoyance.
La révision aux 5 ans de l’étude du fonds de prévoyance
Quand le syndicat aura sélectionné le plan de financement qui correspond le mieux à ses attentes, il obtiendra un rapport d’étude qui inclut notamment les sections suivantes :
- Calendrier des dépenses à venir pour le remplacement des composantes et les réparations majeures pour les 25 prochaines années
- La répartition de toutes les dépenses par année
- La répartition des dépenses par catégorie d’éléments du bâtiment
- Le détail et les explications des calculs et variables
- Un résumé des dépenses à venir par catégorie
- Un tableau complet des revenus annuels et des dépenses annuelles
- Les différents scénarios de financement et de contributions
- Chauffage, ventilation et climatisation
- Drainage, égouts et autres équipements
Une fois l’étude terminée, le syndicat devra alors suivre les recommandations du professionnel. Pour s’assurer que le syndicat respecte le tout, la Loi 16 prévoit notamment que cette étude devra être répétée à tous les 5 ans.
Cette obligation vise à éviter la détérioration prématurée de l’une des composantes, et vient protéger les copropriétaires contre une cotisation spéciale éventuelle.
De plus, la révision quinquennale permet d’ajuster le coût réel des travaux en fonction de l’évolution des tarifs des matériaux, de l’inflation et des autres variables économiques.
La mise en place du carnet et du calendrier d’entretien
Pour terminer, l’inspecteur devra également mettre en place lors de l’étude de fonds de prévoyance deux éléments importants, soit :
- Le carnet d’entretien
- Le calendrier d’entretien
En quoi consistent ces éléments, lesquels sont désormais obligatoires pour toutes les copropriétés au Québec ?
Le carnet d’entretien est en quelque sorte un registre retraçant l’historique de toutes les opérations faites ou à venir sur un immeuble. Il répertorie notamment tous les contrats d’entretien octroyés, les contrats de maintenance et les garanties offertes par les sous-traitants.
Le calendrier d’entretien pour sa part sert à planifier concrètement les dates auxquelles l’entretien de chaque composante commune de l’immeuble est prévu. Cela permet d’augmenter l’efficacité de l’entretien de l’immeuble, et de maximiser la durée de vie des composantes. Les administrateurs de l’immeuble pourront donc utiliser le carnet et le calendrier d’entretien pour optimiser l’entretien et la durée de vie à long terme des différentes composantes de leur immeuble. Ce calendrier prend généralement la forme d’un tableau présentant les tâches à accomplir pour les 5 prochaines années.
Grille de tarification – Étude de fonds de prévoyance au Québec
Combien coûte une étude de fonds de prévoyance en vertu de la loi 16 sur les copropriétés au Québec ?
Tout dépend de l’immeuble. Les tarifs varient d’une copropriété à l’autre en fonction du nombre d’unités, et d’autres variables propres à chaque dossier.
Vous trouverez dans la grille de tarification qui suit les tarifs approximatifs pour un :
- Certificat d’immeuble
- Carnet d’entretien
- Fonds de prévoyance
Ces trois éléments constituent ensemble une étude de fonds de prévoyance complète. Pour obtenir une soumission gratuite personnalisée, remplissez le formulaire sur cette page ou cliquez sur le bouton plus bas.
Copropriété de 2 à 4 unités | Certificat d’immeuble : 500$ Carnet d’entretien : 900$ Fonds de prévoyance : 1250$ |
Copropriété de 5 à 10 unités | Certificat d’immeuble : 750$ Carnet d’entretien : 900$ Fonds de prévoyance : 1250$ |
Copropriété de 11 à 20 unités | Certificat d’immeuble : 1000$ Carnet d’entretien : 900$ Fonds de prévoyance : 1250$ |
Copropriété de 21 unités et + | Certificat d’immeuble : 1000$ + 50$ par unité Carnet d’entretien : 900$ Fonds de prévoyance : 1250$ |
Copropriété horizontale (Tarif pour 1 bâtiment) +250$/bâtiment extra | Certificat d’immeuble : 250$ Carnet d’entretien : 900$ Fonds de prévoyance : 1250$ |
*Prix tirés des grilles de tarification de nos partenaires. À titre indicatif seulement. Sujet à changement sans préavis. Aucune garantie offerte.
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Votre copropriété aimerait se conformer à la nouvelle loi 16 ? Il vous faudra un professionnel en bâtiment certifié qui respecte les normes sur les études de fonds de prévoyance.
Chez Soumissions Maison, nous avons des professionnels partenaires spécialisés dans la loi 16 qui peuvent vous aider.
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