Rarement une révolution professionnelle se sera-t-elle déclenchée aussi rapidement. Le notariat étant une pratique ancrée dans le traditionalisme et la culture juridique, ces professionnels du droit n’étaient certes pas prêts à s’adapter à la réalité qui les caractérise aujourd’hui. La pandémie mondiale du COVID-19 force la planète tout entière à s’adapter, certes, mais les notaires ont su démontrer une capacité d’adaptation qui leur était jusqu’ici inconnue.

Cela s’est d’abord manifesté par l’autorisation de la Chambre des notaires du Québec de procéder à la signature de documents notariés à distance, permettant ainsi à plusieurs industries interdépendantes de poursuivre le cours normal de leurs activités! Est-ce le premier pas vers un mariage entre le monde notarial et les technologies de communication? La porte semble certes grande ouverte!

COVID-19 : Le grand déclencheur du virage technologique

Le domaine du notariat en est un qui connaît une évolution lente et sans bouleversement. L’attachement à la tradition est fort et les raisons de changer sont peu nombreuses. Toutefois, elles l’étaient jusqu’au moment d’être frappé par la plus importante pandémie mondiale du siècle dernier. Comme plusieurs domaines dépendent des services des notaires pour continuer leurs activités (pensons notamment aux courtiers immobiliers), il est évident que ces derniers n’ont pas pu profiter longtemps de la grande mise en pause provinciale.

Alors que le gouvernement annonça l’autorisation de procéder à la signature à distance d’actes, plusieurs en sont à se demander comment se déroulera le processus. Plus important encore, cette crise permettra aux notaires d’améliorer et d’innover leurs méthodes pour rendre leurs services encore plus accessibles.

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En temps normal, quel est le rôle du notaire lors de la signature d’un acte?

Le fait que les technologies s’immiscent de force dans le quotidien des notaires ne change rien au fait que leur rôle fondamental reste le même, soit celui d’agir à titre d’officier public juste et impartial. Pour cette raison, le passage du notaire en mode virtuel doit se faire en respectant les obligations qui lui ont toujours été imposées en matière d’authentification de documents. Notamment, les devoirs suivants continuent de s’imposer aux notaires à distance :

Authentifier les parties : La raison pour laquelle la loi oblige les parties à se présenter en personne chez le notaire en temps normal est que ce dernier a pour rôle celui d’assurer l’identité des parties présentes. Cela s’avère un défi pratique et déontologique une fois passé en mode virtuel, mais ce n’est aucunement un obstacle insurmontable.

Vérifier la qualité du consentement : Un consentement valablement donné en droit ne le sera que si libre et éclairé. Le consentement donné librement est celui qu’un individu accorde sans subir de contrainte d’une tierce personne. Du moment qu’une influence indue est constatée par un notaire, celui-ci peut déclarer le consentement invalide.

En ce qui concerne la qualité éclairée du consentement, elle réfère plutôt à la capacité personnelle de l’individu de consentir à l’acte. Cela se rattache principalement à son état d’esprit et sa capacité à bien comprendre les implications de l’acte qu’il s’apprête à signer.

Expliquer le contenu de l’acte signé en détail : Le notaire est le conseiller juridique de la partialité. Son rôle premier est de mettre au clair, devant les deux parties à la transaction, le contenu de l’acte signé et les obligations qui en découlent. Cela vaut autant pour la préparation d’un testament notarié que pour la signature d’une transaction de vente de maison et d’une nouvelle hypothèque.

Répondre à vos questions : Les notaires sont des professionnels qualifiés dans plusieurs domaines du droit, notamment ceux des successions, de la personne et de l’immobilier. Ils sont donc en mesure de prodiguer des conseils et de proposer des pistes de solutions à vos problèmes d’ordre légaux. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle certains d’entre eux arborent le titre de conseiller juridique.

Le notaire est bien plus que le professionnel du testament. C’est un expert que vous devriez considérer dès que le besoin pour des conseils juridiques se manifeste. Cette vérité ne sera que plus pertinente au fur et à mesure que les technologies gagnent le quotidien des notaires!

Signatures électroniques : quels documents notariés pourront être conclus à distance?

Si certains croient qu’il suffit d’envoyer un testament par courriel et de se le faire retourner par le client, signée au bas de la dernière page pour assurer une démarche conforme, la réalité diffère grandement.  Le caractère extrêmement important des documents produits par les notaires fait en sorte qu’on ne saurait procéder de n’importe quelle façon à leur authentification. Il faut que des mesures soient mises en place pour confirmer la validité et l’authenticité de l’acte.

Au moment d’écrire ces lignes, les notaires étaient en droit d’authentifier aussi bien les actes de vente immobilière que les testaments. La tenue d’une vidéoconférence sera donc nécessaire pour vérifier les aspects relatifs au consentement et à l’authentification de la personne.

Comment le notaire fera-t-il pour authentifier les documents et assurer le consentement valable? Par l’entremise des vidéo-conférences, le notaire pourra vérifier l’état d’esprit de l’individu en face de lui, de même que requérir la présence des témoins nécessaires à la signature de certains actes.

Il pourra notamment exiger que le signataire soit seul dans une pièce pour recevoir des instructions spécifiques sans être sous l’influence d’un tiers. Une simple caméra effectuant un balayage de la pièce en mode 360 degrés permettra de s’en assurer. Comme le notaire doit absolument voir son client signer les documents pertinents, la caméra devra montrer l’individu signer le document devant le notaire.

Le notaire pourra également se contenter de conseiller ses clients! Si un client n’est pas parfaitement à l’aise avec les technologies de communication, il se peut qu’il se montre réticent à effectuer certaines procédures à distance. C’est pourquoi certains notaires se proposent plutôt de prodiguer des conseils à distance, notamment pour la préparation de testaments devant témoins ou même olographes.

Par exemple, le testament fait par un notaire se fait habituellement avec un témoin, alors que le testament devant témoins se fait devant deux personnes qui ne sont pas concernées par le contenu du testament. Dans le cas d’une personne âgée vivant seule qui ne peut en aucun cas sortir de chez elle, il peut être impossible de satisfaire les conditions de formation testamentaire prévues par la loi.

La seule option qui lui reste est celle du testament olographe! Toutefois, ce mode de formation de testament, bien que valable, comporte des risques, surtout lorsqu’un ne contient pas toutes les dispositions essentielles. Les notaires peuvent donc user de leurs connaissances et des technologies disponibles pour guider ces mêmes personnes vers un testament contenant au moins toutes les clauses essentielles.

La technologie permet donc aux notaires d’entrer en contact avec des clients afin de répondre à leurs besoins, même lorsque les possibilités sont limitées.

Les nombreuses technologies à la portée des notaires

La signature électronique n’est qu’une seule des nombreuses façons dont la technologie s’emparera du quotidien des notaires. Le potentiel d’intégration technologique est énorme dans ce secteur et la situation du COVID-19 ne fera qu’accélérer leur arrivée dans le quotidien du notariat. Entre autres, les technologies de communication deviendront omniprésentes.

Référencement web : La technique du référencement web consiste à attirer une clientèle sur le web par l’entremise de services spécialisés en marketing web. C’est une solution qui permet de trouver des clients avec un investissement publicitaire minimal et un travail de sollicitation pratiquement nul. Vous confiez aux experts du Web le soin de vous trouver des clients et les clients laissent à ces mêmes experts le soin de trouver les notaires dont ils ont besoin. C’est une situation gagnante d’un côté comme de l’autre!

Vidéos-conférences : Comme c’est le cas pour les signatures électroniques, les notaires n’auront d’autre choix que d’effectuer une utilisation croissante des systèmes de vidéo-conférence. Cela leur permettra de rencontrer les clients à distance lorsque leur état ne leur permet pas de se rencontrer en personne.

Structures de partage de documents : Communiquer des documents d’une importance aussi grande que celle des testaments, mandats d’inaptitude et hypothèques immobilières ne saurait se faire sécuritairement par courriel. Les notaires doivent donc utiliser des systèmes sécurisés afin de transmettre les documents à leurs clients sans risque de fuite de vol par des personnes malveillantes.

Systèmes de messagerie sécurisés : Mis à part les documents, les communications entre un notaire et son client sont également confidentielles et leur divulgation peut elle aussi être préjudiciable au client. Il faut donc, à l’instar des documents, utiliser une plateforme plus sécurisée qu’une simple plateforme de messagerie instantanée.

Quels sont les enjeux reliés à l’utilisation de ces innovations? Le respect du secret professionnel et de la confidentialité du client sont les principaux aspects. Pour assurer le respect de ces deux aspects, il est essentiel d’utiliser des technologies qui sont sécuritaires afin que les notaires ne compromettent pas leurs devoirs déontologiques.

Les technologies démocratiseront la pratique notariale! Si un individu peut conclure un acte entièrement à distance, les contraintes et les barrières reliées à l’éloignement tombent complètement. Il devient donc possible de faire affaire avec un notaire de n’importe où au Québec, quel que soit l’endroit où vous vous situez.

Encore une fois, la technologie contribuera à rendre accessible et plus compétitif un domaine qui en a grandement besoin. Vivement l’arrivée de ces technologies de communication!

Mesures temporaires en temps de crise : un tremplin vers une innovation?

Alors que la panique fut la réaction initiale de plusieurs lors de l’annonce déclarant les notaires comme non essentiels, la décision de réviser cette situation fut elle aussi accueillie de façon mitigée lorsque la possibilité de faire affaire avec un notaire à distance s’est concrétisée. Pour certains, il s’agit d’une étape que les notaires n’étaient pas prêts à franchir, alors que pour d’autres, cette réaction mettait en lumière le retard accusé par la profession sur la maîtrise des technologies à leur disposition.

Ainsi, la question se pose à savoir si ces mesures présentement considérées comme temporaires pourront se tailler une place permanente dans le travail de notaires? Pour plusieurs sommités du domaine, il ne fait aucun doute que cela est le premier pas vers une réforme technologique du notariat. Cela devient d’autant plus évident lorsqu’on considère que nous cousins offrent des possibilités similaires aux mesures présentement mises en place depuis plus de 10 ans.

Signatures électroniques, rencontres en vidéoconférence et mise en contact de clientèle par le web ne sont que quelques-unes des innovations à envisager de façon permanente dans le travail des notaires québécois. Cela n’a rien d’une surprise lorsqu’on considère le gain en efficacité réalisé autant par le notaire chargé du dossier que par le client en quête de services juridiques.

Le temps étant une ressource clé aujourd’hui, il faut définitivement s’attendre à ce que les notaires soient confrontés à de nouvelles pratiques technologiques plus rapidement qu’ils ne l’auraient cru!

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Soumissions Maison Notaire a toujours été à l’avant-plan de la technologie, et ce, au service des professionnels du droit et de leurs clients. Par notre service d’information web, de référencement de clientèle et de collaboration étroite à distance, nous sommes les mieux placés pour être au cœur du mouvement technologique sur le point de toucher les notaires de partout au Québec.

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