Comment incorporer une entreprise avec un notaire fiable au Québec?

Incorporer ou non une entreprise, voilà une question existentielle pour une organisation! En fait, cela dépend de sa situation. Au Québec, les avantages ainsi que les désavantages d’une telle initiative sont clairs. Quant au processus d’incorporation, il nécessite que vous passiez par un notaire afin que vous soyez bien conscient de toutes les implications et aussi bien protégé. Car une fois que le certificat de constitution est signé, vous ne pouvez le modifier comme bon il vous semble.

 

Notaire pour incorporer une entreprise

 

Quels sont les effets juridiques de l’incorporation avec un notaire?

Incorporer une entreprise, c’est bien plus qu’accomplir uneformalité légale ou administrative. C’est changer la réalité de votre entreprise du tout au tout en une démarche cependant fort simple. Suite à l’incorporation de votre entreprise, vous aurez créé une entité juridique qui est distincte de ses membres et de ses fondateurs. Celle-ci est désormais titulaire de droits qui lui sont propres et il vous faudra mettre en place la structure qui la rendra opérante.

 

Effets juridiques incorporation avec un notaire

 

Il faut cependant être bien conscient des conséquences juridiques qui accompagnent l’incorporation, car celles-ci ne sont pas négligeables. L’aide d’un conseiller juridique comme le notaire est donc indispensable afin que vous soyez guidé adéquatement. Nous vous présentons donc les principaux effets juridiques de l’incorporation!

Personnalité juridique distincte : Alors que l’entrepreneur individuel signe les contrats de son entreprise en son nom personnel tout en engageant sa propre responsabilité civile, la réalité diffère pour les administrateurs d’une société par actions. Le Code civil énonce clairement que les administrateurs contractent pour le compte de la société, mais ils ne s’engagent pas personnellement aux actes qu’ils passent en son nom à moins qu’ils ne s’en portent caution.

Comment une entité séparée de ses membres peut-elle exister et agir? La société par actions contracte et agit via ses organes qui sont les administrateurs et les dirigeants.

Le principe de la responsabilité limitée : Concernant les administrateurs et les dirigeants, il est important de mentionner que ceux-ci ne s’engagent pas personnellement lorsqu’ils agissent pour la société dans le cadre de leurs fonctions, tel que mentionné. Cependant, comme ils agissent comme mandataires de la société, ils peuvent s’engager personnellement lorsqu’ils excèdent le mandat qui leur est confié, en cas de fraude ou d’abus de droit et lorsqu’ils décident de se porter caution.

Émissions d’actions : La constitution en société par actions implique l’arrivée d’un nouveau groupe, soit les actionnaires. Que la société opte pour un capital fermé ou ouvert, elle devra former un capital-actions et émettre des titres à ses actionnaires. Bien qu’on s’imagine tout de suite les grandes entreprises cotées en bourses lorsqu’on parle d’actionnaires, sachez que cela ne reflète pas du tout la réalité, puisque la grande majorité des entreprises incorporées sont en réalité des PME.

Il est donc tout à fait possible de n’avoir qu’un seul actionnaire dans la société, au même titre qu’il est possible d’un avoir une multitude. Faites attention, toutefois, car le fait de dépasser un certain nombre d’actionnaires peut vous imposer des contraintes légales additionnelles.

Présence d’actionnaires :
Le rôle des actionnaires, d’un point de vue théorique du moins, en est un qui s’avère passif; ils investissent dans la société en achetant des actions qui confère soit le droit de vote, aux dividendes ou au reliquat des biens et ils laissent les administrateurs de charger de l’administration sur une base quotidienne. À tout le moins, cela s’avère vrai dans les moyennes et grandes sociétés.

La réalité diffère toutefois quelque peu auprès des petites et moyennes entreprises. Comme celles-ci sont bien souvent l’affaire de quelques acteurs clés, le fardeau entier d’une société par actions est souvent trop lourd. C’est pourquoi les actionnaires et les administrateurs sont bien souvent les mêmes individus dans une société par actions de petite taille et c’est par l’entremise d’une convention unanime des actionnaires qu’on viendra fusionner ces deux rôles.

Possibilités d’affaires accrues : Les lois fiscales, il est crucial de le rappeler, sont beaucoup plus favorables aux sociétés par actions qu’elles ne le sont aux entreprises individuelles et aux sociétés de personnes. Cela se traduit donc par des stratégies d’affaires et fiscales plus poussées et à la profitabilité plus élevée. Également, le financement d’une société par actions est plus facile et les possibilités plus nombreuses qu’avec les autres véhicules juridiques.

La liste des effets juridiques de l’incorporation ne s’arrête pas là!  C’est une énumération encore plus exhaustive qu’un notaire pourra vous fournir, en plus de vous expliquer l’impact à long terme de l’incorporation de votre entreprise. Consultez un notaire de Soumissions Maison Notaires rapidement pour avoir l’heure juste.

 

L’incorporation étape par étape avec un notaire!

De prime abord, mentionnons que l’incorporation est un processus que toute personne est en droit d’accomplir par lui-même. En effet, contrairement aux hypothèques immobilières qui doivent être constatées par actes notariés, l’incorporation n’est réservée à aucun professionnel. Cependant, même si vous êtes en droit de vous réparer les caries par vous-mêmes, nous conseillons tout de même les services d’un dentiste pour le faire.

 

Les étapes de l’incorporation

 

La même logique nous pousse à vous recommander un notaire pour l’incorporation de votre entreprise, car il s’agit d’un processus administratif en plusieurs étapes avec lequel peu de gens sont familiers. Pour vous le prouver, voici les grandes étapes de l’incorporation avec un notaire!

 

Choisissez votre notaire! Tout commence avec un professionnel du droit comme le notaire ou l’avocat en droit des affaires. Ces professionnels du monde juridique examineront une première question essentielle : l’incorporation est-elle la bonne solution pour vous. Tenus à des obligations déontologiques strictes, les notaires et les avocats vous donneront l’heure juste quant aux avantages et aux inconvénients de l’incorporation en vous expliquant en détail les conséquences de ce choix et de vos différentes alternatives.

Faites un choix de juridiction : L’incorporation nécessite également le choix entre l’incorporation fédérale et provinciale. D’un point de vue pratique, cela n’affecte que très peu le processus d’incorporation et encore moins l’exploitation quotidienne de votre société. Cependant, suffisamment de divergences existent entre la Loi canadienne sur les sociétés par actions et la Loi québécoise sur les sociétés par actions pour que le notaire vous en fasse part.

Enregistrez un nom de société : Il est impératif d’enregistrer un nom de société auprès du Registraire des entreprises du Québec. Cette obligation existe que vous exploitiez une société par actions ou un autre type d’entreprise, d’ailleurs, mais elle fait partie intégrante de la démarche d’incorporation. Il n’est d’ailleurs pas aussi simple qu’il n’y parait d’enregistrer un nom d’entreprise ou une dénomination sociale, puisque la Loi sur la publicité légale des entreprises prévoit des restrictions quant au type de nom utilisé, sur son originalité ainsi que la langue utilisée.

Statuts constitutifs : Les statuts constitutifs de la société forment en quelque sorte son architecture interne, en ce sens qu’il s’agit du document prévoyant en détail le fonctionnement de la société. Ces statuts devraient impérativement être rédigés par un notaire, puisqu’ils décrivent le capital-actions de la société, déterminent le nombre d’actions émises ainsi que leur valeur nominale, le nombre d’administrateurs, les restrictions à la libre cession des actions et plus encore.

D’ailleurs, c’est en fonction des informations consignées dans les statuts constitutifs que la société sera considérée comme un émetteur fermé ou ouvert au sens de la Loi sur les valeurs mobilières.


Déclaration initiale :
Alors que les statuts constitutifs consignent le fonctionnement interne de la société, la déclaration initiale décrit quant à elle le domaine d’activité de l’entreprise, le nom des actionnaires ainsi que celui des administrateurs. Il est monnaie courante de procéder au dépôt des statuts constitutifs et de produire la déclaration initiale en même temps.

Certificat de constitution : Cette part de la démarche est accomplie par le Registraire des entreprises qui, une fois vos documents dument déposés, vous remet le certificat de constitution attestant l’existence de l’entreprise telle que décrite. La réception d’un tel certificat signifie que la démarche a été accomplie conformément à la loi et les informations de votre société apparaissent maintenant au registraire.

Première assemblée et adoption du règlement interne : Une fois la société en place, le temps est venu de la mettre officiellement en marche. Que votre société dispose d’une centaine d’actionnaires ou d’une poignée, le point de départ est celui de la première assemblée lors de laquelle le règlement interne sera adopté.

Qu’est-ce que les services du notaire vous apportent de plus? D’abord, une explication complète de chaque étape, des conseils à la fine pointe du droit ainsi qu’un service d’incorporation « clé en main » comme nul autre professionnel ne peut vous offrir.

 

Livre des minutes de votre société : toutes les raisons de consulter un notaire!

Également appelé le livre de société, le livre des minutes est un document officiel que toutes les sociétés par actions du Québec ont l’obligation de tenir. Les juristes réfèrent souvent au livre des minutes comme celui qui rapporte l’histoire de la société, puisque c’est lui qui contient les informations essentielles sur son existence. Notamment, le livre contient le règlement intérieur, la convention unanime des actionnaires, les procès-verbaux des assemblées, la description du capital-actions ainsi que le registre des administrateurs.

Les administrateurs d’une société par actions ont tout intérêt à confier la tenue de leur livre à un notaire, voici pourquoi!

 

L’importance du livre des minutes d’une société

 

Mise à jour des informations! Il n’est pas suffisant que la société possède un livre des minutes, encore faut-il qu’elle s’en serve et qu’elle le tienne à jour. En pratique, nombreuses sont les sociétés qui négligent cet aspect en raison du peu d’importance qu’elles accordent à la démarche. Cependant, un livre des minutes négligé peut compromettre des transactions d’importance, surtout lorsque le partenaire ou l’acheteur potentiel demande de vérifier un livre des minutes pour en trouver qui n’est qu’à moitié rempli.

Garder de l’ordre dans le livre de minutes (et conserver le livre!) Une fois les informations à jour, il est primordial d’entretenir une relation avec votre notaire afin que celui-ci le mette à jour périodiquement et qu’il le garde en ordre autant que possible. Ensuite, il sera important de conserver le livre dans un endroit sûr, comme au siège social.

Quelles sont les conséquences de négliger votre livre des minutes? Tout acheteur, prêteur ou partenaire diligent d’une société par actions effectuera l’étape initiale de vérifier le livre des minutes de la tête aux pieds et de bas en haut avant de contracter avec la société concernée.

Lorsque le livre des minutes est négligé, ce sont des transactions qui peuvent être avortées et des possibilités de financement qui risquent d’être refusées. Ne prenez pas de telles chances inutilement et confiez la gestion de votre livre des minutes à un notaire!

 

Pourquoi est-il essentiel de rédiger une convention entre actionnaires lors de l’incorporation?

Parce qu’une pluralité d’acteurs ayant investi un montant d’argent considérable dans une entreprise est propice à la discorde, c’est le moins qu’un puisse dire. Les actionnaires, surtout dans le cadre d’une PME, agissent bien souvent à titre d’administrateurs de la société également et disposent donc d’un pouvoir décisionnel important.

Dans ce cas, il est indispensable de prévoir les éléments suivants par l’entremise d’une convention entre actionnaires notariée!

Clauses d’achat-vente : Un des actionnaires décide de partir et veut vendre sa part. Les autres actionnaires sont en désaccord. Que se passe-t-il? Lorsque les actionnaires ont fait preuve de diligence et qu’une convention est en place, on regarde la marche à suivre qui y est consignée. En théorie, les actionnaires ont le droit de céder librement leurs actions aux tiers étrangers à la société, à moins que la convention entre actionnaires ou les statuts constitutifs ne disent le contraire.

Un notaire spécialisé en droit des affaires mettra en place un mécanisme obligeant les actionnaires quittant la société à offrir leur part aux actionnaires restant en premier afin de leur donner la chance de garder le contrôle des parts. Des clauses de style « shotgun » peuvent également être mises en place afin d’expédier le règlement de la vente des actions d’un actionnaire qui désire quitter le navire.

Clauses de règlement des différends : Deux ou plusieurs actionnaires partagent une vision différente quant à l’avenir de l’entreprise? Une dispute paralyse le fonctionnement de la société? Cela serait problématique en l’absence d’une convention entre actionnaires. Pareil contrat prévoira soit une clause d’arbitrage ou de médiation afin de prévenir qu’un litige n’affecte le bon fonctionnement des opérations.

Faillite d’un actionnaire : La faillite d’un des actionnaires de la société peut avoir une incidence sur sa capacité à continuer à assumer pleinement son rôle. Afin d’éviter que sa décente aux enfers ne devienne celle de la société, prévoyez le déroulement des évènements d’avance!

 

Quels droits possèdent les actionnaires d’une société par actions après l’incorporation?

Un des intérêts de la société par actions se trouve au sein des possibilités de financement accrues. L’émission d’actions est un moyen efficace et éprouvé d’attirer des investisseurs qui, en quelque sorte, acquièrent une partie de la propriété de l’entreprise via les titres de leurs actions, bien que légalement parlant, la société soit propriétaire d’elle-même.

Avec des titres d’actions viennent trois catégories de droits. Un actionnaire doit absolument détenir au moins un de ceux-ci, mais il peut aussi en détenir plus d’un.

 

Droit de vote des actionnaires d’une société

 

Le droit de voter : Les assemblées annuelles des actionnaires sont les forums par excellence permettant aux actionnaires d’exprimer leur opinion, leur mécontentement, mais surtout l’endroit où ils éliront les administrateurs sur le conseil d’administration. Seuls les actionnaires détenant le droit de vote pourront s’exprimer lors de telles assemblées.

Le droit aux dividendes : Les sociétés par actions ne sont pas obligées de verser des dividendes lorsqu’elles ont raison de croire qu’elles ne pourront pas acquitter leur passif à terme. Cela implique que plusieurs actionnaires de sociétés ne reçoivent tout simplement pas de dividendes. Il est toutefois possible de prévoir des titres indiquant que le paiement de dividendes est garanti, ou encore, qu’il est cumulatif. Dans ce dernier cas, chaque montant de dividende qui était supposé être versé dans les années précédentes s’accumule jusqu’au jour où la société soit en mesure de verser dites dividendes.

Le droit au reliquat des biens : Le reliquat constitue ce qui reste des actifs d’une société par actions après sa dissolution. Les créanciers se partagent ce qui reste et les actionnaires ayant un droit au reliquat participent également au partage. D’ailleurs, les actionnaires ayant un droit aux dividendes cumulatifs participent eux aussi à cette distribution du reliquat.

À quel moment prévoyez-vous ces droits? Dans les statuts constitutifs! Au moment de prévoir la description du capital-actions, le notaire se chargera de créer plusieurs catégories d’actions détenant chacun des droits différents. Il est très important que chaque soit attribué et qu’aucune action ne soit émise sans droit rattaché!

 

La convention unanime des actionnaires : un outil de choix pour les PME!

Les avocats et notaires en droit commercial et des affaires vous le diront sans gêne; les lois ont été écrites dans l’optique que toutes les sociétés par actions sont des grandes entreprises. Cela est cependant bien loin du compte et c’est pourquoi les dispositions législatives sont souvent mésadaptées à la réalité des PME.

Comment les gestionnaires de PME font-ils pour tirer profit au maximum de l’incorporation de leur entreprise? Ils rédigent une convention unanime entre actionnaires! N’avons-nous pas déjà parlé d’un tel document?

Non, fort d’un élan d’originalité de la part des juristes en droit des affaires, deux documents portent sensiblement le même nom, mais produisent des effets différents. La convention ENTRE actionnaires, telle que décrite ci-haut, régit la relation entre les actionnaires.

La convention UNANIME des actionnaires, en revanche, sert à une chose seulement : limiter ou rapatrier complètement les pouvoirs des administrateurs d’une société par actions afin de les remettre entre les mains des actionnaires. Vous voyez facilement comment cela peut être utile dans le cadre d’une PME; étant donné que les actionnaires sont souvent peu nombreux, ce sont eux qui assument eux-mêmes les rôles de gestion. C’est là que l’utilité de la convention UNANIME des actionnaires se fait ressentir.

De plus, la convention unanime produit des effets juridiques uniques; elle lie les actionnaires subséquents de la société, et ce, même si ceux-ci n’ont pas signé eux-mêmes la convention. Cela déroge à l’effet relatif des contrats, mais permet de protéger l’intégrité de la société également.

Aussi bien les PME que les grandes entreprises bénéficient de l’incorporation, mais encore plus lorsqu’une convention unanime des actionnaires a été mise en place. Parlez-en à un notaire spécialisé dès maintenant!

 

L’impact fiscal d’incorporer une entreprise avec un notaire

Le côté légal de l’incorporation est certes avantageux. Cependant, les avantages fiscaux ne sont pas en reste eux non plus et ils ont de quoi vous convaincre de passer à la société par actions en quelques lignes seulement. Il faut toutefois parler avec prudence, car ce ne sont pas toutes les entreprises pour qui les avantages fiscaux auront un impact aussi important. Pour vous donner une idée, voici les principaux attraits fiscaux qui devraient vous intéresser!

 

Avantages fiscaux de l’incorporation

 

Taux d’imposition : Le taux d’imposition des particuliers est nettement plus élevé que celui des sociétés par actions. Le fait d’exploiter une entreprise individuelle qui génère d’importants revenus implique donc des pertes financières parfois considérables aux mains de l’impôt.

Exonération du gain en capital : Lors de la vente d’une entreprise, des impôts sont généralement payables. Cela peut faire très mal au portefeuille d’un entrepreneur individuel, mais pour la vente d’une société par actions, le principe de l’exonération du gain en capital permet d’effectuer une vente exempte d’impôt pour les premiers 866 912$ de la vente. Cette démarche s’avère si avantageuse que certaines sociétés s’incorporent dans le simple but d’en transférer la propriété l’acheteur.

Gel successoral : Cette technique, qui vise encore une fois à réduire la charge fiscale du transfert et à optimiser pareille démarche, consiste à transférer la plus-value des actifs, souvent sous forme d’actions, aux héritiers afin que cette même plus-value fructifie entre leurs mains.

Fractionnement du revenu : Lorsque les revenus d’une société par actions sont suffisamment élevés, il peut devenir avantageux de fractionner le revenu généré avec un membre de la famille afin de réduire la charge fiscale imposée. Cela se fait soit par l’entremise d’une fiducie familiale discrétionnaire ou encore lorsque les membres de la famille visés sont actionnaires de la société.

Est-ce que toutes les entreprises bénéficient des avantages fiscaux de l’incorporation? Un aspect important à mentionner est que le fait d’incorporer une entreprise a pour effet de créer une structure parfois lourde et dispendieuse à garder en place. Pour cette raison, il faut que la société génère des revenus suffisamment importants pour que l’incorporation rende les avantages promis sur le plan fiscal.

 

Existe-t-il des alternatives à l’incorporation?

Bien que nous vantions les mérites de l’incorporation, davantage d’options s’offrent à vous sous le soleil du droit commercial. La loi prévoit une multitude de véhicules juridiques qui pourraient convenir parfaitement aux besoins de votre entreprise. Voyez s’ils représenteraient une meilleure solution pour vous!

L’entreprise individuelle : un risque financier et personnel! L’entreprise individuelle n’est autre que la situation du travailleur autonome exploitant une entreprise. L’avantage se trouve dans la simplicité de la structure et l’absence de frais de gestions. Le désavantage, quant à lui, se trouve au niveau de la responsabilité civile et financière illimitée; une poursuite ou une faillite de l’entreprise ou de l’entrepreneur entraîne l’autre dans la même voie.

La société en nom collectif : la clé d’un bon partenariat. Ce type de société prend la forme d’un « partenariat ». Les associés concluent un contrat de société qui prévoira le partage des bénéfices et des pertes ainsi que les pouvoirs de chacun dans l’administration de la société.

La société en commandite, est-ce le bon véhicule juridique? Ce véhicule juridique se veut plus particulier que  les sociétés de personnes traditionnelles. Il implique la présence de commanditaires fournissant un apport financier à un projet donné ainsi que de commandités, prenant en charge ledit projet. Alors que les commandités engagent pleinement leur responsabilité à l’occasion d’une telle société, les commanditaires ne s’engagent qu’à la hauteur de leur contribution financière.

Comment savoir quelle structure d’entreprise vous convient? Vous effectuez une analyse de vos besoins juridiques, financiers et fiscaux avec l’aide d’un notaire spécialisé en droit des affaires, c’est aussi simple que cela!

 

Avantages de l’incorporation d’entreprise

  • • La responsabilité limitée : vous n’êtes plus personnellement responsable des dettes de l’entreprise devant les créanciers
  • • Le choix du type de revenu : vous avez le choix entre le salaire ou les dividendes
  • • Les reports d’impôt possibles : aucune obligation de verser les surplus
  • • Le fractionnement du revenu : entre les membres de la famille pour diminuer les impôts
  • • Les avantages fiscaux : 18% en moyenne contrairement à tout près de 50% pour les travailleurs
  • • Il est plus facile d’obtenir des investissements : une telle entreprise inspire davantage la confiance chez les investisseurs
  • • L’impact du décès d’une personne : la compagnie continue ses opérations même si l’acteur principal de l’organisation décède (contrairement au propriétaire unique)
  • • etc.

 

Désavantages d’incorporer une société par actions

  • • Les règles à suivre : de nombreux rapports et documents à produire pour le gouvernement
  • • Les frais d’incorporation et d’administration
  • • Les pertes d’entreprise : l’incorporation n’est pas avantageuse si vous planifiez encaisser des pertes pendant les premières années
  • • etc.

L’incorporation d’une entreprise peut se faire très rapidement, le Registre des entreprises du Québec évalue les délais à un jour seulement. Le rôle du notaire est de vous encadrer dans les démarches afin d’éliminer les risques. Il valide aussi les documents.

 

Le certificat de constitution au Québec

Pour l’obtenir, il faut produire des statuts de constitution avec une déclaration initiale.  Le document comprend diverses informations telles que :

  • • La mention de la loi en vertu de laquelle l’organisation devient une corporation
  • • La date de la constitution (au Québec : la Loi sur les compagnies)
  • • La dénomination sociale choisie
  • • Le sceau du gouvernement
  • • Les statuts de constitution : capital-actions, administrateurs, fondateurs, restrictions sur le transfert de titres, limites imposées aux activités, etc.

 

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Les coûts varient au cas par cas, dépendamment des besoins des organisations et de la complexité des démarches potentielles. En moyenne, nous pouvons évaluer que les tarifs commencent vers les 1500$ pour l’incorporation d’une entreprise avec un notaire professionnel.

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